REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUGI e-SEGREGATOR HACCP

Podstawa: ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.), ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny.

Wersja: 1.7 · Obowiązuje od: 06.09.2026

---

§1. Definicje

Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Umowa nie jest zawierana z konsumentami w rozumieniu art. 22(1) Kodeksu cywilnego.

---

§2. Przedmiot usługi

1. Usługa umożliwia prowadzenie w postaci elektronicznej dokumentacji systemu bezpieczeństwa żywności, w tym rejestrów monitoringu, planu HACCP, dokumentacji GHP/GMP, rejestrów branżowych oraz raportów.
2. Zakres prawny. Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 wymaga wykazania, że system bezpieczeństwa żywności działa, i nie narzuca formy dokumentacji. Zapis elektroniczny jest prawnie równoważny papierowemu.
3. Granice odpowiedzialności merytorycznej. Usługa jest narzędziem do prowadzenia dokumentacji. **Za treść wpisów, ich zgodność ze stanem faktycznym oraz za spełnienie wymagań organów urzędowej kontroli żywności odpowiada wyłącznie Klient.** Usługodawca nie gwarantuje wyniku kontroli urzędowej.
4. Zakres funkcji zależy od wybranego planu; aktualną matrycę funkcji publikuje się w Usłudze.

---

§3. Zawarcie umowy i okres próbny

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia konta i akceptacji Regulaminu wraz z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1).
2. Rejestracja wymaga podania: nazwy zakładu, numeru NIP, branży, imienia, nazwiska i adresu e-mail osoby zakładającej konto.
3. Okres próbny trwa 14 dni od utworzenia konta, jest bezpłatny i nie wymaga podania danych karty płatniczej. Przysługuje jeden okres próbny na jeden numer NIP.
4. Dokumenty wygenerowane w okresie próbnym są oznaczone adnotacją **„WERSJA PRÓBNA — NIEWAŻNA DO CELÓW KONTROLI"**.
5. Po upływie okresu próbnego, do czasu opłacenia pierwszego okresu rozliczeniowego, dostęp do Usługi zostaje ograniczony do odczytu i eksportu danych. Dane wprowadzone w okresie próbnym nie są usuwane i stają się w pełni dostępne po opłaceniu abonamentu.
6. Abonament rozpoczyna się z dniem rozpoczęcia płatności przez Klienta, także wtedy, gdy nastąpi to przed upływem okresu próbnego. Pierwszy okres rozliczeniowy nalicza się wówczas proporcjonalnie, na zasadach określonych w §4 pkt 2.
7. Nieopłacenie abonamentu nie rodzi żadnych zobowiązań finansowych po stronie Klienta.

---

§4. Plany i wynagrodzenie

1. Ceny podano w złotych polskich i stanowią kwoty należne Usługodawcy. Za opłacony okres rozliczeniowy, a także za dopłatę, o której mowa w pkt 4, Usługodawca wystawia rachunek.
2. Wynagrodzenie jest płatne z góry za okres rozliczeniowy, w terminie do 10. dnia miesiąca. Jeżeli abonament rozpoczyna się w trakcie miesiąca, pierwszy okres rozliczeniowy jest naliczany proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca tego miesiąca, licząc z dniem rozpoczęcia jako dniem płatnym. Kolejne okresy rozliczeniowe są pełnymi miesiącami kalendarzowymi.
3. Formy płatności: przelew na rachunek wskazany w Usłudze albo płatność elektroniczna za pośrednictwem operatora płatności.
4. Zmiana planu na wyższy następuje na żądanie Klienta, według jego wyboru: a) niezwłocznie — za dopłatą różnicy ceny, obliczoną proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do końca bieżącego okresu rozliczeniowego, powiększoną o pełną różnicę ceny za okresy już opłacone, które obejmie nowy plan; plan wchodzi w życie z chwilą zaksięgowania dopłaty, albo b) od kolejnego okresu rozliczeniowego — bez dopłaty. Zmiana planu na niższy następuje od kolejnego okresu rozliczeniowego.
5. Zmiana cennika nie dotyczy okresów już opłaconych i wymaga poinformowania Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni; Klientowi przysługuje wtedy prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem na koniec okresu poprzedzającego wejście zmiany w życie.
6. Klient może opłacić z góry 3, 6 albo 12 okresów rozliczeniowych, z rabatem w wysokości podanej w Usłudze. Przedpłata obejmuje pełne okresy rozliczeniowe; okres niepełny, o którym mowa w pkt 2, jest doliczany ponad przedpłatę i nie jest objęty rabatem.

---

§5. Opóźnienie w płatności

1. W razie opóźnienia Usługodawca informuje Klienta w Usłudze oraz pocztą elektroniczną.
2. Po upływie 30 dni od terminu płatności Usługodawca może zawiesić dostęp do Usługi. Zawieszenie nie powoduje usunięcia danych.
3. Przez cały okres zawieszenia Klient zachowuje prawo do żądania kopii swoich danych.
4. Zawieszenie nie wstrzymuje naliczania wynagrodzenia, chyba że Klient wypowie umowę.

---

§6. Czas trwania i wypowiedzenie

1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony.
2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, składając oświadczenie pocztą elektroniczną.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie: korzystania z Usługi niezgodnie z prawem, prób naruszenia bezpieczeństwa Usługi lub udostępnienia danych innych klientów.
4. Zasady postępowania z danymi po zakończeniu umowy określa §7 Umowy powierzenia (Załącznik nr 1).

---

§7. Dostępność i utrzymanie

1. Usługodawca dokłada starań, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, z zastrzeżeniem przerw technicznych i zdarzeń niezależnych od Usługodawcy.
2. Planowane przerwy techniczne są zapowiadane z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin i realizowane w miarę możliwości poza godzinami pracy zakładów.
3. Usługodawca nie odpowiada za skutki braku dostępu do Usługi wynikające z przyczyn leżących po stronie Klienta, w szczególności braku łączności internetowej w zakładzie.

---

§8. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązuje się do: a) podania prawdziwych danych rejestracyjnych, b) zachowania w poufności haseł i kodów PIN oraz nieudostępniania kont osobom nieuprawnionym, c) niezwłocznego blokowania kont pracowników, którzy utracili uprawnienia, d) wprowadzania wyłącznie danych niezbędnych do prowadzenia dokumentacji.
2. Klient **nie wprowadza do Usługi informacji o rozpoznaniu, przebiegu leczenia ani innych danych medycznych** — rejestr orzeczeń obejmuje wyłącznie dane organizacyjne (osoba, daty, wynik badania).
3. Zakazane jest podejmowanie prób uzyskania dostępu do danych innych klientów oraz automatycznego pobierania danych w sposób obciążający Usługę ponad normalne korzystanie.

---

§9. Prawa do Usługi i do treści

1. Licencja na korzystanie z Usługi. Z chwilą zawarcia umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Usługi w zakresie prowadzenia dokumentacji własnego zakładu, na czas obowiązywania umowy. Usługa jest udostępniana zdalnie — Klient nie otrzymuje kopii oprogramowania i nie nabywa praw do niego.

1. Wzory i szablony Usługodawcy — forma. Usługa zawiera przygotowane przez Usługodawcę wzory, szablony i zestawienia, w szczególności: szablony list kontrolnych GHP, katalogi punktów pomiarowych wraz z limitami krytycznymi właściwymi dla branż, wzór procedury prowadzenia dokumentacji elektronicznej, arkusz samooceny przed kontrolą urzędową oraz układ raportów i wydruków. Stanowią one utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83 ze zm.); **ich rozpowszechnianie jest chronione prawem autorskim**, a autorskie prawa majątkowe pozostają przy Usługodawcy.

1. Dane i zapisy Klienta — treść. Informacje wprowadzone do Usługi przez Klienta oraz wypełnione formularze i rejestry stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Klienta w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 1993 nr 47 poz. 211 ze zm.). Ochrona ta obejmuje dane i informacje zakładu, nie zaś formę ich przedstawienia pochodzącą od Usługodawcy, o której mowa w ust. 2. Usługodawca nie nabywa praw do danych Klienta i wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1).

1. Dokumenty wytworzone w zakładzie Klienta. Klient jest uprawniony do korzystania z dokumentów wygenerowanych w Usłudze na potrzeby własnego zakładu bez ograniczeń czasowych, w tym do ich drukowania, przechowywania oraz okazywania organom urzędowej kontroli żywności, audytorom i kontrahentom. Uprawnienie to nie wygasa wraz z zakończeniem umowy — dokumentacja bezpieczeństwa żywności musi pozostać w dyspozycji zakładu także po rezygnacji z Usługi. Zasady eksportu danych po zakończeniu umowy określa §7 Umowy powierzenia (Załącznik nr 1).

1. Zakres zakazany. Klient nie jest uprawniony do: a) rozpowszechniania wzorów i szablonów, o których mowa w ust. 2, w szczególności ich odpłatnego lub nieodpłatnego udostępniania innym zakładom oraz podmiotom świadczącym usługi doradcze, b) wykorzystywania tych wzorów do świadczenia usług na rzecz podmiotów trzecich, c) usuwania oznaczeń identyfikujących pochodzenie wzorów, d) zwielokrotniania i rozpowszechniania Usługi lub jej części poza zakresem ust. 1 i 4. Ograniczenia te nie dotyczą danych i informacji Klienta (ust. 3) ani dokumentów wypełnionych danymi jego zakładu (ust. 4) — Klient rozporządza nimi swobodnie.

1. Znaki towarowe. Oznaczenia „INOVIT" oraz „e-Segregator HACCP" podlegają ochronie i nie mogą być używane przez Klienta bez odrębnej zgody, z wyjątkiem wskazania producenta systemu w dokumentacji własnego zakładu.

---

§10. Reklamacje

1. Reklamacje składa się pocztą elektroniczną na adres kontakt@inovit.com.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać: nazwę zakładu, opis nieprawidłowości oraz datę jej wystąpienia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania.

---

§11. Dane osobowe

1. Zasady przetwarzania danych, wobec których administratorem jest Klient, określa **Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych** (Załącznik nr 1), akceptowana wraz z Regulaminem.
2. Zasady przetwarzania danych, wobec których administratorem jest Usługodawca (dane konta, dane kontaktowe, dane rozliczeniowe), określa Polityka prywatności.

---

§12. Zmiany Regulaminu

1. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni — pocztą elektroniczną oraz komunikatem w Usłudze.
2. Brak wypowiedzenia umowy przed dniem wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację.

---

§13. Zmiana formy prowadzenia działalności przez Usługodawcę

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo przeniesienia praw i obowiązków wynikających z umowy na spółkę INOVIT sp. z o.o., w związku z planowaną zmianą formy prowadzenia działalności pod marką INOVIT.
2. O zamiarze przeniesienia Usługodawca informuje Klienta pocztą elektroniczną oraz komunikatem w Usłudze, z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, wskazując dane podmiotu przejmującego.
3. Przeniesienie nie zmienia zakresu Usługi, wysokości wynagrodzenia ani zasad przetwarzania danych osobowych. Podmiot przejmujący wstępuje w prawa i obowiązki Usługodawcy, w tym wynikające z Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1).
4. Klientowi, który nie akceptuje przeniesienia, przysługuje prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem na dzień poprzedzający dzień przeniesienia; okresy opłacone, a niewykorzystane, podlegają zwrotowi w części proporcjonalnej.

---

§14. Postanowienia końcowe

1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
2. Sądem właściwym jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Biała Podlaska).
3. Załączniki stanowią integralną część Regulaminu:

• Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
• Załącznik nr 2 — Środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO).

---

*Dokument przygotowany przez:* *mgr inż. Krzysztof Klebaniuk* *Specjalista ds. HACCP i Systemów Jakości* *inovit.com.pl · +48 575 757 638 · kontakt@inovit.com.pl* *Biała Podlaska, Polska*